Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

Diese Erklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch dieser Website und bei Nutzung des Kundenportals. Begriffe wie „personenbezogene Daten" oder „Verarbeitung" verwenden wir im Sinne des Art. 4 DSGVO.

1. Verantwortlicher

Kirchner Ingenieurgesellschaft mbH
Feldstr. 16
41749 Viersen
Telefon: +49 2162 57809-0
E-Mail: info@ibkirchner.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Markus Kirchner

2. Datenschutzbeauftragter

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen.

3. Betrieb der Website, Empfänger, Drittländer, automatisierte Entscheidungen

• Betrieb: Die Website wird auf einem Server der Kirchner Ingenieurgesellschaft mbH am Unternehmensstandort Feldstr. 16, 41749 Viersen, Deutschland, betrieben (On-Premises). Ein externer Hosting- oder Cloud-Anbieter wird hierfür nicht eingesetzt.
• Vorgeschaltete Dienste: Der Anwendung ist auf demselben Server ein Reverse-Proxy (nginx) vorgeschaltet, der die HTTPS-Verschlüsselung terminiert und Anfragen an die Anwendung weiterleitet. Ein externes CDN, eine externe Web Application Firewall oder vergleichbare vorgelagerte Dienste werden nicht verwendet.
• Weitere Empfänger: Über die in dieser Erklärung genannten Fälle hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Ein externer IT- oder Wartungsdienstleister mit Zugriff auf Server, Anwendung oder Datenbank wird nicht eingesetzt.
• Datensicherung: Von den Serverdaten einschließlich der Portal-Datenbank werden lokale Sicherungskopien (Backups) erstellt und am Unternehmensstandort aufbewahrt. Backups werden höchstens ein Jahr aufbewahrt und danach gelöscht bzw. überschrieben. Aus Backups werden Daten nicht aktiv weiterverarbeitet; ein zuvor im laufenden Betrieb gelöschter Datensatz verbleibt daher längstens noch für diesen Zeitraum in einer Sicherung und wird dann mit dieser gelöscht.
• Serverstandort: Viersen, Deutschland.
• Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet im Zusammenhang mit dem Betrieb dieser Website nicht statt.
• Automatisierte Entscheidungen: Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

4. Aufruf der Website / Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server die IP-Adresse Ihres Endgeräts, um die angeforderten Inhalte an Ihren Browser ausliefern zu können. Diese Verarbeitung ist für die Bereitstellung der Website technisch zwingend erforderlich.

Dauerhafte Zugriffsprotokolle (Server-Logfiles) werden nicht geführt. Die Website-Anwendung schreibt keine Zugriffslogs und speichert insbesondere keine IP-Adressen; lediglich technische Meldungen zum Serverstart sowie im Fehlerfall die nicht auslieferbare Adresse (ohne IP-Adresse) werden protokolliert. IP-Adressen und Abrufdaten werden damit nicht über die für Verbindungsaufbau und Auslieferung technisch erforderliche Dauer hinaus gespeichert.

• Zweck: technische Auslieferung der Website; Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit des Servers.
• Datenarten: IP-Adresse (nur flüchtig während der Verbindung), Inhalt der HTTP-Anfrage.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die technisch fehlerfreie, sichere und stabile Bereitstellung der Website.
• Speicherdauer: keine Speicherung über die aktive Verbindung hinaus.
• Bereitstellung: Die Verarbeitung der IP-Adresse ist für die Nutzung der Website technisch notwendig; ohne sie ist ein Abruf der Website nicht möglich.

5. Kontaktaufnahme

Das Kontaktformular auf der Seite „Kontakt" überträgt Ihre Eingaben nicht an unseren Webserver und speichert sie dort nicht. Beim Absenden stellt Ihr Browser lokal einen „mailto"-Link zusammen und öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht an info@ibkirchner.de. Ob und wann Sie diese E-Mail tatsächlich absenden, entscheiden Sie selbst.

Eine Verarbeitung durch uns beginnt erst mit dem Eingang Ihrer E-Mail. Wir verarbeiten dann die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Betreff und Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Gleiches gilt, wenn Sie uns direkt per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren.

• Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und der Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern).
• Empfänger: Das E-Mail-Postfach info@ibkirchner.de wird bei der Deutschen Telekom (E-Mail-Dienst) betrieben; die Deutsche Telekom verarbeitet die E-Mail-Inhalte als Auftragsverarbeiterin für uns. Die Server befinden sich in Deutschland; eine Übermittlung in Drittländer findet dabei nicht statt. Innerhalb des Unternehmens haben die für Ihr Anliegen zuständigen Mitarbeitenden Zugriff.
• Speicherdauer: Anfragen ohne Vertragsbezug löschen wir spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung. Führt die Anfrage zu einem Vertrag oder zu dessen Anbahnung, richtet sich die Aufbewahrung nach den handels- und steuerrechtlichen Fristen (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre, §§ 257 HGB, 147 AO); nach deren Ablauf werden die Daten gelöscht. Unabhängig davon löschen wir Daten früher, wenn Sie dies verlangen und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Bereitstellung: Die Angabe erfolgt freiwillig; ohne die zur Bearbeitung nötigen Angaben können wir Ihre Anfrage nicht oder nur eingeschränkt beantworten.

Hinweis zur E-Mail-Kommunikation: Der Versand unverschlüsselter E-Mails erfolgt ohne durchgehende Absicherung und kann Sicherheitsrisiken bergen (z. B. Kenntnisnahme oder Veränderung durch Dritte). Für vertrauliche Inhalte vereinbaren wir auf Wunsch einen anderen Übermittlungsweg.

6. Kundenportal (/portal)

Unter www.ibkirchner.de/portal betreiben wir ein passwortgeschütztes Kundenportal. Darüber erhalten berechtigte Personen per Single Sign-On Zugriff auf freigeschaltete Softwareprodukte der Kirchner Ingenieurgesellschaft mbH.

Verarbeitete Daten:

• E-Mail-Adresse (Benutzerkennung)
• Passwort ausschließlich als gesalzener kryptografischer Hashwert – nicht im Klartext (siehe Ziffer 7)
• Kontostatus / Kennzeichnung als Administrator
• Zuordnung der für Sie freigeschalteten Produkte (Berechtigungen)
• Zeitpunkt der jeweils letzten Anmeldung sowie – falls das Konto gesperrt wurde – der Zeitpunkt der Sperrung
• Sitzungsdaten: Hashwert eines zufälligen Sitzungstokens, Benutzerzuordnung, Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt der Sitzung
• bei Weiterleitung zu einem Produkt: Kennung des kurzlebigen Single-Sign-On-Tokens, betroffene Produktzuordnung, Ausstellungs- und Ablaufzeitpunkt

Wir speichern nur den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, nicht den vollständigen Anmeldeverlauf. IP-Adressen der Anmeldungen oder gesonderte Sicherheitsprotokolle zu einzelnen Anmeldevorgängen werden nicht gespeichert. Der Zeitpunkt der letzten Anmeldung dient dazu, nicht mehr genutzte Zugänge zu erkennen und im Rahmen unseres Löschkonzepts zu entfernen.

Zwecke: Bereitstellung des Kundenportals, Authentifizierung der Nutzer, Steuerung des Zugriffs auf freigeschaltete Produkte, Absicherung gegen unbefugte Nutzung.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die angemeldete Person selbst unser Vertragspartner ist (Durchführung des Nutzungsverhältnisses).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wenn die angemeldete Person als Beschäftigte oder Ansprechpartnerin eines Kundenunternehmens handelt. Berechtigtes Interesse ist die sichere Bereitstellung des Kundenportals für autorisierte Ansprechpartner unserer Kunden sowie das Interesse von uns und des Kundenunternehmens an einem geschützten Zugang.

Empfänger:

• Innerhalb des Unternehmens: die Administratoren des Portals.
• Bei Nutzung eines freigeschalteten Produkts übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse und die Produktkennung in einem signierten, 60 Sekunden gültigen Token an das jeweilige Zielsystem, damit dieses eine eigene Sitzung für Sie herstellen kann. Zielsystem ist derzeitmonitoring.ibkirchner.de; kirchnerdoku.ibkirchner.de ist technisch vorbereitet, aber nicht aktiv. Diese Systeme sind eigene Systeme der Kirchner Ingenieurgesellschaft mbH und werden von ihr selbst betrieben; eine Weitergabe an Dritte findet damit nicht statt.
• Ein externer technischer Dienstleister mit Zugriff auf das Portal oder seine Datenbank wird nicht eingesetzt.

Speicherdauer:

• Benutzerkonto und Berechtigungen: Wir speichern Ihr Konto für die Dauer Ihrer Zugangsberechtigung. Endet die Kundenbeziehung oder entfällt die Zugangsberechtigung, wird das Konto unverzüglich gesperrt und spätestens sechs Monate danach gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zusätzlich prüfen wir mindestens einmal jährlich, ob Konten seit mehr als 24 Monaten nicht mehr genutzt wurden; solche Konten werden nach Rückfrage gesperrt und anschließend gelöscht. Auf Ihr Verlangen löschen wir Ihr Konto auch früher, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Sitzungen: Eine Sitzung ist ab der Anmeldung 2 Stunden gültig und wird danach ungültig; eine Funktion „Angemeldet bleiben“ gibt es nicht. Bei der Abmeldung wird die Sitzung serverseitig gelöscht und das Sitzungscookie entfernt. Abgelaufene Sitzungen werden durch einen automatischen Aufräumvorgang regelmäßig (stündlich) aus der Datenbank entfernt.
• Single-Sign-On-Token: Die Ausstellung wird vermerkt; das Token selbst ist nur 60 Sekunden gültig. Die Vermerke werden durch denselben Aufräumvorgang nach Ablauf entfernt.

Erforderlichkeit und Folgen der Nichtbereitstellung: Die genannten Daten sind für Einrichtung und Nutzung des Kundenportals erforderlich. Ohne Benutzerkonto und Anmeldung können das Kundenportal und die darüber erreichbaren Produkte nicht genutzt werden.

7. Passwortspeicherung

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich in Form eines gesalzenen kryptografischen Hashwertes. Zum Einsatz kommt das Verfahren scrypt mit einem pro Passwort zufällig erzeugten Salt.

8. Cookies

Diese Website setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie ein, und zwar erst nach der Anmeldung im Kundenportal. Auf allen übrigen Seiten werden keine Cookies gesetzt. Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Komfortzwecken werden nicht verwendet; ein Tracking findet nicht statt. Local Storage, Session Storage oder vergleichbare Speicher im Browser werden nicht genutzt.

• Name: kig_portal_session
• Anbieter: Kirchner Ingenieurgesellschaft mbH (First-Party-Cookie)
• Zweck: Aufrechterhaltung der Anmeldung im Kundenportal (Authentifizierung)
• Inhalt / Datenkategorie: ein zufälliges Sitzungstoken ohne personenbezogene Klartextdaten; serverseitig sind diesem Token ein Hashwert, die Benutzerzuordnung sowie Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt zugeordnet
• Domain / Pfad: www.ibkirchner.de, Pfad „/"
• Speicherdauer: 2 Stunden ab der Anmeldung; wird bei der Abmeldung vorzeitig gelöscht
• Attribute: Secure, HttpOnly, SameSite=Lax
• Einordnung: technisch notwendig, nicht einwilligungspflichtig

Rechtsgrundlagen:

• Für die Speicherung des Cookies auf bzw. den Zugriff auf Ihr Endgerät: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG – das Cookie ist unbedingt erforderlich, damit wir das von Ihnen ausdrücklich gewünschte Kundenportal bereitstellen können.
• Für die anschließende Verarbeitung der personenbezogenen Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, abhängig von Ihrer Rolle (siehe Ziffer 6).

Das Attribut Secure wird gesetzt, wenn die Anfrage über HTTPS erfolgt. Die Website ist ausschließlich über HTTPS erreichbar; der vorgeschaltete Reverse-Proxy signalisiert dies, sodass das Cookie im Produktivbetrieb stets mit Secure gesetzt wird.

Die Anzeige des angemeldeten Nutzers im Seitenkopf wird serverseitig aus der bestehenden Sitzung ermittelt. Ein zusätzliches, im Browser auslesbares Cookie mit Ihrer E-Mail-Adresse wird nicht gesetzt.

9. Externe Dienste

Diese Website bindet keine einwilligungspflichtigen Dienste Dritter ein. Nicht eingesetzt werden insbesondere: Analyse- und Trackingdienste, extern geladene Schriftarten (die Schriftart „Inter" wird vom eigenen Server ausgeliefert), YouTube, Google Maps, Social-Media-Plugins, Captcha-Dienste, externe Content-Delivery-Networks sowie Werbe- oder Marketingnetzwerke.

Da ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie und keine einwilligungspflichtigen Dienste zum Einsatz kommen, ist ein Cookie-Einwilligungsbanner nicht erforderlich.

10. Ihre Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO), siehe unten
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), soweit wir eine Verarbeitung auf eine Einwilligung stützen – dies ist derzeit nicht der Fall
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), siehe Ziffer 11

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen (info@ibkirchner.de).

Widerspruchsrecht: Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Einschränkungen des Löschungsrechts: Ein Anspruch auf Löschung kann insbesondere dann eingeschränkt sein, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. In diesen Fällen schränken wir die Verarbeitung ein und löschen die Daten nach Wegfall der Pflichten.

11. Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die zugrunde liegende Datenverarbeitung ändert oder neue rechtliche Anforderungen dies erfordern.

Die Anbieterkennzeichnung finden Sie in unserem Impressum.